Dijitalleşmenin her geçen gün hayatımızda daha da yer edindiği şu dönemde, firmaların da bu dönüşüme ayak uydurması kaçınılmaz hale geldi. Bu dönüşümün önemli adımlarından biri de e-dönüşüm sürecini tamamlamaktır. E-dönüşümün temel taşlarından biri olan e-Arşiv Fatura, kağıt faturalara veda ederek elektronik faturaların yasal geçerlilik kazanmasını sağlayan bir sistemdir.
Peki, e-Arşiv Fatura nedir ve dijital dönüşümün anahtarı olması neden önemlidir?
E-Arşiv Fatura: Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) gereğince kesilmesi gereken faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi ve muhafaza edilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sayede firmalar, kağıt faturalar yerine elektronik faturalar keserek zamandan ve maliyetten tasarruf edebilir, çevreye katkıda bulunabilir ve dijital dönüşüm yolunda önemli bir adım atabilirler.
E-Arşiv Fatura’nın Dijital Dönüşümün Anahtarı Olmasının Nedenleri:
- Kağıtsız Çalışma Ortamı: E-Arşiv Fatura ile kağıt fatura kullanımına son vererek, firmalar iş süreçlerini dijitalleştirmenin ilk adımını atmış olurlar. Bu sayede, hem ofis ortamında daha az kağıt israfı olur hem de faturaların saklanması ve yönetimi kolaylaşır.
- Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kağıt fatura basım, dağıtım ve arşivleme masrafları ortadan kalkar. Fatura kesme, onaylama ve gönderme işlemleri hızlanır. Bu da firmalara zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.
- Çevre Dostu Bir Çözüm: Kağıt kullanımı azalarak, çevreye duyarlı bir işletme imajı oluşturulur. Doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunulur.
- Güvenli ve Kolay Erişim: Elektronik faturalar sahteciliğe karşı daha güvenlidir. Fatura bilgilerine her zaman ve her yerden erişilebilir. Bu da faturaların takibi ve kontrolünü kolaylaştırır.
- Yasal Uyumluluk: E-Arşiv Fatura, yasalara uygun fatura düzenleme imkanı sunar. Elektronik faturalar kaybolma veya hasar görme riskine karşı da korunur.
- Otomasyon Olanakları: Elektronik faturalar, otomasyon sistemleri ile kolayca entegre edilebilir. Bu sayede, fatura kesme ve işleme süreçleri daha da otomatikleştirilebilir.
- Hızlı İş Akışı: Fatura onay ve gönderim süreçleri hızlanır. Bu da firmaların iş akışlarını hızlandırmasına ve müşterilerine daha hızlı hizmet sunmalarına yardımcı olur.
- Arşiv Güvenliği: Elektronik faturalar kaybolma veya hasar görme riskine karşı korunur. Uzun süreli ve güvenli arşivleme imkanı sunar.
- Gelişmiş Raporlama: Elektronik faturalar sayesinde, firmalar detaylı raporlar alabilir ve işletmeleri hakkında daha iyi analizler yapabilirler.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
- Yetkili E-Ticaret Sağlayıcısı Seçimi: E-Arşiv Fatura hizmeti sunan yetkili bir E-Ticaret Sağlayıcısı seçilmesi gerekir.
- Elektronik Fatura Programı: E-Arşiv Fatura kesmek için özel bir elektronik fatura programı kullanılır.
- Fatura Bilgilerinin Girilmesi: Fatura türü, müşteri bilgileri, ürün/hizmet bilgileri, tutarlar gibi fatura bilgileri programa girilir.
- Elektronik İmza: Fatura elektronik imza ile imzalanır.
- Gönderim ve Muhafaza: Fatura alıcıya elektronik ortamda gönderilir ve E-Arşiv Fatura sisteminde yasal süre boyunca muhafaza edilir.
